Outsourcing kan være et godt forretningskonsept, men det krever modenhet både i planlegging og gjennomføring for å sikre suksess.
Ved å la eksterne aktører ta over en eller flere arbeidsoppgaver som virksomheten tidligere har stått for eller ønsker å gjennomføre, kan du med rett strategi holde kostnadene nede og forutsigbare, og få tilgang og kompetanse fra hele verden.
Likevel er det flere fallgruver når man outsourcer. I denne artikkelen skal vi diskutere ulike fallgruver, og gi deg en pekepinn på hvordan du kan unngå disse.
Fallgruver
Å outsource oppgaver eller deler av bedriften kan innebære høy risiko dersom arbeidet som utføres ikke er av god nok kvalitet. Følgende aspekter er viktig å ha hensyn til dersom man vurderer eller allerede benytter seg av outsourcing:
1. Kulturell tilpasning både til land, men også selskap og industri.
Å outsource fra andre land med andre kulturer kan skape konflikter i prosessene. Tankesett og hierarki kan være helt motsatt av den norske arbeidskulturen. Dette kan skape misforståelser og føre til at utvikleren føler seg utenfor og til slutt ende med oppsigelse.
Man må også skille mellom outsourcing og produktutvikling, da disse jobber ulikt. Outsourcing forholder seg til mange prosjekter samtidig, har en annen prosess, fakturerer basert på timer, og har ingen interesse av at produktet leverer til slutt. En produktutvikler tjener ingenting før produktet er solgt, og effektiviteten avhenger av forståelse for produktet. Dette tar det tid å bygge opp. Dersom man ikke tar hensyn til disse ulikhetene, kan man risikere å feile.
2. Oppfølging av langtidsavtale
Dette er en av de viktigste fallgruvene med outsourcing. Du har en langtidsavtale med en leverandør, men glemmer å sjekke turnover på teamene. Ansatte faller fra med jevne mellomrom, og du må lære opp nye folk hele tiden.
3. Mangel på kontroll på lønnen
Lønn er kanskje det viktigste verktøyet for å skape tilhørighet og stabilitet mellom ansatte og bedriften. Ved å tydeliggjøre hvem det er som bestemmer lønnen, får den ansatte en form for tilhørighet, og de vet hvem de skal forholde seg til. I outsourcing forsvinner dette elementet.
4. Ett kontaktpunkt
Mange bedrifter som benytter seg av outsourcing foretrekker ett enkelt kontaktpunkt fordi det forenkler driften av å bruke outsourcing. Dette gir lite eller ingen kontroll på hva som skjer med de andre i teamet, og skaper liten tilhørighet for resten av outsourcing-teamet. For bedriften er dette svært behagelig, helt til det ikke fungerer. Du opplever å ha null kontroll, fordi du ikke har kontroll på de som jobber for deg.
5. Smalt fokus på oppgaver
Teamet vet kun hva de skal lage og hvordan de skal jobbe, og får dermed få kreative innspill. Fokuset bør heller ligge på hvorfor jobben skal gjøres, hva er problemet de skal løse, hva er verdien i å løse det, og hvordan brukerne jobber i dag. På denne måten får man verdi av hele utvikleren, ikke bare den delen som kan konvertere spesifikasjon til kode.
6. Skille team fra resten av bedriften
Integrering og like muligheter som lokale utviklere er viktig, og å unngå silo mellom lokasjoner. Ofte utvikles en del av systemet i Vietnam, og en del i Norge. Her bør man heller dele slik at halve teamet er i Norge, og halve i Vietnam. Drawbacken er litt mindre effektiv internkommunikasjon, men her må man gjøre en avveining mellom tap på effektivitet kontra gevinst ved å ha oversikt.
7. Bruk av internasjonale selskaper
Norge blir lite og uviktig for internasjonale outsourcingselskaper. Du risikerer å ikke være viktig nok, og dermed får du ikke beholde ressurser og du blir ikke prioritert. Jungeltelegrafen er ikke internasjonal, så dersom selskapet feiler i arbeidsoppgavene har det ikke en stor konsekvens for dem.
8. Mangel på åpenhet hos leverandøren
Får du de timene du betaler for? Jobber utviklerne for flere kunder, og har dermed mindre fokus på din bedrift? Hva er lønnen og betingelsene? Hvor mye går til utvikleren, og til selskapet? Du ser kun hva du blir fakturert for, men hva utviklerne leverer på timebasis vet du ikke.
9. Lavt nivå på teamet
Ofte kan teamet bestå av to kompetente kanoner, mens resten har lav kompetanse, uten at timeprisen er riktig i forhold til verdien hos disse. Veldig ofte selges det inn seniorer, arkitekter og så videre som egentlig ikke har eller bør ha denne tittelen.
Les mer: Hva kjennetegner høyt presterende utviklere?
Potensielle konsekvenser
Å være klar over og å ta hensyn til disse fallgruvene er vesentlig for å lykkes dersom outsourcing er et ønsket alternativ for deg og din bedrift. Dersom det ignoreres kan det å outsource oppgaver og prosjekter bli både dyrt, pinlig og demotiverende.
Den mest vanlige problemstillingen er at det tar lang tid å håndtere fra norsk side for å få det til å fungere optimalt, og man feiler ofte. Samarbeidet er ikke godt nok, og du får ikke produktet eller leveransen du ønsker.
Dette er frustrerende og demotiverende for bedriften, og utviklerne som er del av prosessen unngår mestringsfølelse. I verste fall velger de å slutte, dersom de blir påtvunget å være i en setting de ikke trives i.
Kommunikasjonen mellom team er også svært kritisk. Har du to team som jobber og tenker forskjellig, kan du oppnå gnisninger og lite effektivitet. Kommunikasjon er alfa omega ved outsourcing.
Alle disse aspektene går også på kostnad. Feil bruk av tid og ressurser fører til høyere kostnader enn estimert, og dersom du attpåtil ikke får leveransen du skulle hatt er nederlag et faktum.
Slik unngår du fallgruvene
Så hvordan unngår du å gå rett i fella? Implementer følgende for å unngå disse fallgruvene:
- Norsk kulturell ledelse når teamet jobber remote. Ved å innføre dette øker du troverdigheten til teamet. Du får det norske tankesettet på kontoret, selv om teamet sitter i Vietnam. I mange kulturer gjør man som sjefen sier, fordi det var sjefen som sa det. Ved å implementere den norske kulturen får du et flatt hierarki, og teamet tilpasses kulturen i selskapet de skal bistå.
- Åpenhet og komplett innsikt for kunden. Gi kunden tilgang til all informasjon, få kunden til å verifisere alt som gjøres, samt å ta alle avgjørelser som er nødvendig å tas, spesielt med tanke på lønn og arbeidsoppgaver. Det å ha optimal innsikt er det beste verktøyet for å skape tillit.
- Låse utvikleren til ditt prosjekt. Se til at utvikleren jobber kun med én kunde, slik at de ikke sitter på flere prosjekter på tvers av kundene. Og vær åpen om dette.
- Bruk en ansettelsesmodell hvor utviklerteamet blir en del av selskapet. Dette skaper tillitt og åpner for at utvikleren gjør mer enn å bare utvikle produktet. De er en del av hele teamet. Dette fører også til karriereutvikling for den enkelte, som igjen øker ansattes loyalitet.
- Ta del i intervjuprosessen. Kunden bør intervjue og velge ut medarbeidere selv, for å sikre at de får rett kompetanse.
Les mer: Hva er outsourcing, og hvordan bruke det?
Kort sagt
Det er mange fallgruver med outsourcing som kan føre til et mislykket prosjekt nærmest før det er igangsatt. Heldigvis kan disse fallgruvene unngås dersom du implementerer den norske kulturen, har åpenhet og gir kunden full innsikt, og bruker en ansettelsesmodell hvor utviklerteamet blir en del av selskapet ditt.
